Rechtssicheres Hinweisgebersystem

Ein Hinweisgebersystem soll einen strukturierten Umgang mit Informationen über Regelverstöße innerhalb eines Unternehmens schaffen. Insbesondere anonyme Hinweisgebersysteme sollen zudem dafür sorgen, dass Mitarbeitende auch dann Hinweise auf Verstöße abgeben, wenn sie dadurch zum Beispiel Vorgesetzte belasten.

Zu den typischen Beispielen für Hinweise, die durch Whistleblower (Hinweisgeber) abgegeben werden, zählen zum Beispiel Verstöße gegen interne Compliance-Maßnahmen. Hierzu zählen zum Beispiel Verstöße gegen Datenschutzrichtlinien, Korruption, Mobbing aber auch durch Mitarbeitende begangene Straftaten wie Betrug, Geldwäsche oder Spionage.

Stellen Mitarbeitende Regelverstöße fest, kommt es auf die Ansprechpartner im Unternehmen an, wie die Regelverstöße geahndet werden. Werden Regelverstöße von direkten Vorgesetzten begangen und müssen diese sie dann bearbeiten, kann sich eine Hinweisabgabe sogar negativ auf den Hinweisgeber auswirken.

Im schlimmsten Fall geben Mitarbeitende Hinweise aus Angst vor negativen Konsequenzen gar nicht ab. So können sich Missstände in Unternehmen ungehindert ausbreiten.

Eine weitere Möglichkeit besteht in der Veröffentlichung von Regelverstößen durch die Hinweisgebenden über staatliche Meldewege oder sogar die Presse. Dies kann für Unternehmen aber auch für die Whistleblower hohe reputative wie auch finanzielle Folgen haben.

Über ein internes Hinweisgebersystem können Hinweisgeber hingegen anonym Meldungen abgeben, ohne negative Konsequenzen fürchten zu müssen. Hinweisen kann durch Experten nachgegangen werden. Regelverstöße lassen sich effektiv und schnell beheben. Dieses strukturelle Vorgehen fördert nicht nur eine sicherere und nachhaltigere Unternehmensentwicklung, sondern stärkt auch das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitnehmern und Arbeitgebern.

Das LkSG schreibt Unternehmen ab 2.000 Beschäftigten die Einrichtung eines Hinweisgebersystems vor. Diese Verpflichtung wird ab 2024 auf Unternehmen mit bis zu 1.000 Beschäftigten ausgeweitet. Hiervon betroffen sind auch Unternehmen, die aus mehreren Tochtergesellschaften bestehen und lediglich zusammengenommen die jeweilige Mitarbeiterzahl erreichen.

Zudem schreibt das LkSG vor, dass alle potenziellen Beteiligten von der Abgabe von Hinweisen Gebrauch machen dürfen. Das bedeutet, dass auch Beschäftigten von unmittelbaren Zulieferern ein Zugang zu den Hinweisgebersystemen zu ermöglichen ist. Über das Hinweisgebersystem muss zudem ein Austausch mit den Hinweisgebern unter Wahrung von Vertraulichkeit der Identität und dem wirksamen Schutz der Beteiligten möglich gemacht werden.

Der genaue Umgang mit Hinweisen sowie Hinweisgebern muss in einer Verfahrensordnung festgelegt werden, die öffentlich zugänglich gemacht werden muss.

Das Hinweisgebersystem von Kerberos genügt allen Anforerungen des LkSG. Bei Bedarf unterstützen wir Sie auch zusammen mit unseren Partnern bei der Festlegung einer Verfahrensordnung sowie dem Umgang mit eingehenden Hinweisen.

Laut Geldwäschegesetz müssen Verpflichtete ihren Mitarbeitern die Möglichkeit geben, Verstöße zu melden. Wie genau, dass hängt von ihrer Art und Größe ab. Wichtig ist jedoch, dass die Abgabe eines Hinweises unter Wahrung der Vertraulichkeit der Identität der Hinweisgebenden durchgeführt werden kann. Darüberhinaus muss die Abgabe von Meldungen auch für Personen möglich sein, die zwar nicht direkt angestellt, jedoch in einer vergleichbaren Position aktiv sind.

Neben der Abgabe über interne Hinweisgebersysteme haben Mitarbeitende auch die Möglichkeit, sich an externe Hinweisgebersysteme zu wenden. Sollten sie dies tun, haben Verpflichtete im Anschluss weniger Möglichkeiten, Regelverstöße intern schnell zu beheben - bevor der Reputationsschaden eintritt oder Bußgelder verhängt werden.

Laut §12 Abs. 2 des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) sind Unternehmen ab 50 Mitarbeitenden grundsätzlich zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet. Dies kann zum Beispiel über die Einrichtung eines Hinweisgeberschutzsystems analog zu den für die Einhaltung des LkSG sowie GwG geschehen.

Zudem sind unabhängig ihrer Größe auch folgende Unternehmen zur Einrichtung einer internen Meldestelle verpflichtet (§12 Abs. 3 HinSchG):

• Wertpapierdienstleistungsunternehmen
• Datenbereistellungsdienste
• Börsenträger
• Kreditinstitute sowie Wertpapierinsititute
• Gegenparteien im Sinne des Art. 3 Nr. 2 der EU-VO 2015/2365
• Kapitalverwaltungsgesellschaften
• Versicherungsunternehmen