Transaction & Cases

Um kontinuierlich verdächtige Transaktionen, auffälligen Kundenverhalten und Geldwäschetypologien zu identifizieren, ist für einzelne Verpflichtete die Einrichtung eines lückenlosen, IT-gestützten Datenverarbeitungssystem vorgeschrieben. Sofern uns die entsprechenden Transaktionsdaten zur Verfügung gestellt werden, übernehmen wir die Auswertung der Transaktionen. Basierend auf dem risikobasierten Ansatz gleichen wir automatisiert sämtliche Transaktionen hinsichtlich relevanter Indikatoren und Geldwäsche-Typologien ab. Dabei wird - soweit in den zur Verfügung gestellten Daten erkennbar - auch potentielles Fehlverhalten Ihrer Mitarbeiter:innen erkannt und entsprechend markiert. Insofern entsprechende und/oder potentiell verdächtige Transaktionen identifiziert werden, übergeben wir diese an unser digitales Fallmanagementsystem zur weiteren Bearbeitung.

Wir stellen Ihnen eine Möglichkeit zur Abgabe anonymer Hinweise (Hinweisgebersystem) zur Verfügung. Hierüber können Mitteilungen über verdächtige Transaktionen und auffälliges Kundenverhalten an uns übermittelt werden. Zudem gibt es über unsere Geldwäschebeauftragte die Möglichkeit für Ihre Kund:innen, Lieferant:innen und Mitarbeiter:innen, vertrauliche oder anonyme Hinweise zu verdächtigen Vorfällen und Transaktionen auszutauschen.

Unser Fallmanagementsystem verarbeitet auffällige Transaktionen aus dem Transaktionsmonitoring sowie Meldungen, die über andere Kanäle bei uns eingehen. Darüber hinaus ist es möglich manuell Fälle anzulegen. Im Rahmen des Fallmanagements werden Fälle soweit möglich automatisch kategorisiert und ein Entscheidungsvorschlag vorformuliert. Basierend auf der Kategorisierung werden Fällen unseren Compliance-Expert:innen übergeben, welche schließlich gemeinsam mit Ihnen die notwendigen Schritte zur weiteren Aufklärung ergreifen und die Bewertung des Falls durchführen. Sofern eine FIU-Meldung abgegeben werden muss, kann jeder Fall als XML-Datei für die Übertragung in die goAML-Software der FIU exportiert werden.

Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen sind nach § 6 Absatz 4 GwG dazu verpflichtet "Datenverarbeitungssysteme zu betreiben, mittels derer sie in der Lage sind, sowohl Geschäftsbeziehungen als auch einzelne Transaktionen im Spielbetrieb und über ein Spielerkonto nach zu erkennen, die als zweifelhaft oder ungewöhnlich anzusehen sind (...)". Hier wird eine besonders aufwändige Form des Transaktionsmonitorings gefordert, für die Kerberos jedoch spezielle Lösungen anbietet.

Transaktionsmonitorings müssen nach den allgemeinen Sorgfaltspflichten (§10 GwG) auch von nahezu allen anderen Verpflichteten durchgeführt werden. Zwar werden keine besonderen Datenverarbeitungssysteme wie bei Veranstaltern und Vermittlern von Glücksspielen vorgeschrieben, jedoch bietet sich auch hierfür ein systematischer Ansatz gegenüber manuellen Einzelfallprüfungen an. Laut § 10 Absatz 1 Nummer 5 GwG muss "die kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung einschließlich der Transaktionen, die in ihrem Verlauf durchgeführt werden (...)" sichergestellt sein. Dabei gelten zwar unterschiedlichste Schwellenwerte und Vorbedingungen, jedoch gilt unabhängig von Ausnahmeregelungen der Grundsatz: Bei allen Transaktionen, bei denen Zusammenhänge mit Geldwäsche- oder Terrorismusfinanzierung bestehen oder bei denen Zweifel an der Identität der zu identifizierenden Personen aufkommt, die allgemeinen Sorgfaltspflichten anzuwenden sind.

Diese Formulierung lässt erahnen, dass es im Zweifelsfall besser ist einmal mehr zu prüfen und gegebenenfalls Verdachtsmeldungen abzugeben, als einmal zu wenig. Ein effizientes Monitoring durch Experten kann hier unter Berücksichtigung aller Sicherheitsstandards für Abhilfe sorgen. Denn vorsorglich viele Verdachtsmeldungen abzugeben, bedeutet für Verpflichtete auch einen hohen Mehraufwand bei nicht unbedingt steigender Sicherheit.

Beim Transaktionsmonitoring werden ungewöhnliche oder zweifelhafte Transaktionen gesucht, die potentiell in Zusammenhang mit Geldwäsche stehen. Welche Transaktionen hierfür in Frage kommen, wird unter anderem in Geldwäsche-Typologien beschrieben. Darüberhinaus muss jedoch auch unternehmensinternes Erfahrungswissen zur Beurteilung der Transaktionen herangezogen werden. Veranstalter und Vermittler von Glücksspielen müssen ihre Datenverarbeitungssysteme in dieser Hinsicht regelmäßig aktualisieren.

Unter die allgemeinen Sorgfaltspflichten fällt nach § 10 Absatz 1 Nummer 5 die kontinuierliche Überwachung der Geschäftsbeziehung unter Einbezug der vorhandenen Dokumente und Informationen über die Vertragspartner, deren wirtschaftlich Berechtigten, Geschäftstätigkeit, Kundenprofil und falls erforderlich auch Informationen über die Herkunft der Vermögenswerte. All diese Dokumente müssen unter Berücksichtigung des jeweiligen Risikos im angemessenen zeitlichen Abstand aktualisiert werden.

Alle getroffenen Maßnahmen sind zudem revisionssicher zu dokumentieren und auf Nachfrage den Aufsichtsbehörden zur Verfügung zu stellen.

Alle Aufzeichnungen der getroffenen Maßnahmen zur Geldwäscheprävention müssen über einen Zeitraum von fünf Jahren gespeichert und auf Nachfrage den Aufsichtsbehörden zur Verfügung gestellt werden. Dabei sind die Vorgaben der DSGVO zu berücksichtigen. Die Aufzeichnungen können auch digital gespeichert werden, sofern sie den Aufsichtsbehörden innerhalb einer angemessen Frist lesbar gemacht werden können.

Die Abgabe von Verdachtsmeldungen erfolgt über das Meldeportal der FIU goAML. Jeder Verpflichtete muss sich hier registrieren, selbst wenn noch keine Meldung abgegeben wurde. Nur wenn das Portal nicht erreichbar ist, dürfen die Meldungen auch auf dem Postweg erfolgen. Hierfür muss ein Vordruck der Behörde genutzt werden. Die Abgabe von Verdachtsmeldungen können auch Dritte, also Dienstleister wie Kerberos, für Sie übernehmen.

Transaktionen, wegen denen eine Geldwäsche-Verdachtsmeldung abgegeben worden ist, dürfen erst nach Ablauf des dritten Werktags nach Abgabe der Verdachtsmeldung durchgeführt werden. Es sei denn natürlich, es liegt eine Rückmeldung der FIU oder Staatsanwaltschaft vor, die dies untersagt. Sollte die FIU oder eine Staatsanwaltschaft schon vorher eine Zustimmung zur Durchführung der Transaktion übermittelt haben, können die Transaktionen auch früher durchgeführt werden.

Wichtig ist ebenfalls, dass Verpflichtete niemanden über die Abgabe einer Verdachtsmeldung informieren dürfen, außer es handelt sich um staatliche Stellen oder weitere Ausnahmen nach §47 Absatz 1 GwG.