BaFin-Aufsichtsgespräche bei Kapitalverwaltungsgesellschaften: Praxiserfahrungen
Veröffentlicht: 2025-11-21
Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht intensiviert ihre Kontrollen bei Kapitalverwaltungsgesellschaften – und viele Unternehmen sind nicht ausreichend vorbereitet. Was bedeutet das für Ihre KVG? Eine Webinarmitschrift vom 18.11.2025
Warum die BaFin jetzt genauer hinschaut
Bereits 2023 machte die BaFin in ihrem Journal deutlich: Viele registrierte Kapitalverwaltungsgesellschaften haben ihre Prozesse zur Geldwäscheprävention noch nicht ausreichend angepasst. Bei Hausbesuchen stellte die Aufsicht wiederholt Mängel bei der Risikoanalyse sowie bei der Prüfung von Vertragspartnern fest. Die BaFin-Exekutivdirektorin Birgit Rodolphe bekräftigte vor gut einem Jahr: Die Aufsicht wird ihren Fokus und ihre Prüfungstätigkeit im Bereich Geldwäscheprävention weiter stärken.
Die Aufsichtsgespräche sind dabei das niedrigstschwellige Instrument, das die BaFin einsetzen kann. Anders als Sonderprüfungen oder Auskunftsersuchen ermöglichen diese Gespräche einen informelleren Austausch. Die aktuelle Welle an systematischen Aufsichtsgesprächen verfolgt jedoch ein klares Ziel: Die BaFin möchte die beaufsichtigten Unternehmen kennenlernen – ihre Geschäftsmodelle, ihre Strukturen und die handelnden Personen.
Ein Aufsichtsgespräch kann grundsätzlich jedes Unternehmen treffen, das von der BaFin beaufsichtigt wird. Die Ankündigung ist keineswegs auf Kapitalverwaltungsgesellschaften beschränkt.
Die Ankündigung: So meldet sich die BaFin
Der Prozess beginnt unkompliziert: Die BaFin schickt eine informelle E-Mail an die hinterlegte Meldeadresse. Darin kündigt die Aufsicht an, dass sie gerne ein Aufsichtsgespräch durchführen möchte.
Dann beginnt die Terminfindung. In der Praxis kann man davon ausgehen, dass man mindestens drei bis vier Wochen Vorlaufzeit hat. Die Logistik, einen passenden Termin zu finden, bei dem alle relevanten Personen verfügbar sind, ist nicht zu unterschätzen.
Das Aufsichtsgespräch findet ziemlich sicher vor Ort statt, am Unternehmenssitz der KVG selbst. Nur vereinzelt wird auch angeboten, das Gespräch remote durchzuführen.
Die Vorbereitung: PowerPoint statt Dokumentenprüfung
Zusammen mit der Terminvereinbarung übermittelt die BaFin eine Agenda mit den Themen, die sie gerne besprechen möchte. Im Regelfall geht es um das Geschäftsmodell, die Unternehmensstruktur mit den verschiedenen Funktionen und – als Schwerpunkt – um die Kundensorgfaltspflichten. Wie werden diese durchgeführt und wie werden die Pflichten aus dem Geldwäschegesetz eingehalten?
Kernstück der Vorbereitung ist eine Präsentation, die die BaFin sich im Regelfall schon vorab zuschicken lässt. So steigt man während des Gesprächs recht schnell in Details und konkrete Abläufe ein. Wer seine Hausaufgaben gut erledigen möchte, kann diese Vorbereitung entsprechend strukturieren.
Das Gespräch ist auf eine bis anderthalb Stunden ausgelegt. 10 bis 15 Folien sollten reichen, um die üblichen Themen abzudecken: Unternehmensstruktur, Gesellschafterkreis, die Funktionen und vielleicht auch ein Headcount, damit die BaFin ungefähr die Größe und Komplexität einschätzen kann.
Das Geschäftsmodell interessiert die BaFin zusätzlich. Bei einer registrierten Kapitalverwaltungsgesellschaft lässt es sich auch schnell darstellen.
Der dritte Punkt der Präsentation nimmt im Regelfall die meiste Zeit ein: Wie werden Kundensorgfaltspflichten durchgeführt? Wer macht das Onboarding? Wer holt Informationen ein? Wer spricht mit Investoren und wer macht dann später die Identifizierung?
Ein kritischer Punkt: Die Jahresabschlussfeststellungen
Es kommt auch vor, dass sich Fragen aus den Jahresabschlüssen ergeben. Die BaFin bekommt von den Prüfern die Jahresabschlüsse zur Verfügung gestellt. Es kann sein, dass der übliche Jahresabschlussbericht so formuliert ist, dass bei einer Feststellung im Bereich wirtschaftlich Berechtigter – etwa "nicht festgestellt" oder "nicht korrekt identifiziert" – im Bericht selbst nicht explizit ausgeführt wird, welchen Investor das betraf. Das heißt, die BaFin kennt die Hintergründe nicht: Wurde beim Investor wirklich etwas vergessen oder vielleicht nur ein Dokument nicht zur Kenntnis genommen?
Ergo müssen KVGen bei Aufsichtsgesprächen nicht nur wissen, wer bei Ihnen was macht – sondern es muss auch im Detail bekannt sein: Welche Feststellungen gab es und wie wurde hierauf reagiert?
Wenn beispielsweise ein Investor nicht korrekt identifiziert wurde, weil nach Ansicht des Wirtschaftsprüfers die Identifizierung zu spät erfolgte, dann sollte gegebenenfalls auch schon eine Erklärung parat haben, wie man mit dieser Feststellung umgeht.
Die Durchführung: Sachlich, aber nicht unangenehm
Während der Präsentation sollte man sich einfach an die Agenda halten. Nach einer bis anderthalb Stunden ist das Gespräch im Regelfall schon vorbei.
Das Aufsichtsgespräch dient nur dazu, sich einen Überblick über Geschäftsmodelle zu verschaffen und in Austausch mit den KVGen zu treten. Das ist keine Vorverurteilung. Die BaFin möchte einfach alle Unternehmen besuchen oder mit allen ein Aufsichtsgespräch durchführen.
Mit guter Vorbereitung kann man diesen Gesprächen also gelassen entgegensehen.
Was die BaFin konkret fragt – und was nicht
Die BaFin fragt in der Regel nach Statistiken: Wie viele Investoren haben Sie? Wie viele davon sind Kunden mit einem hohen Risiko?
Was die BaFin im Regelfall nicht macht, ist, dass sie vorher die Risikoanalyse durchforstet oder sich Investorenlisten zuschicken lässt. Solche detaillierten Dokumentenprüfungen erfolgen eher während formaler Prüfungen.
Die Rolle des Geldwäschebeauftragten: Zentraler Ansprechpartner
Für das Aufsichtsgespräch selbst ist klar: Die Ansprechpartner ergeben sich meist schon aus der Ansprache der BaFin, die deutlich macht, mit wem sie gerne sprechen würde. Man kann aber auch selbst eine Person bestimmen. Beim externen Geldwäschebeauftragten ist dieser naheliegenderweise einzubinden.
Externe Geldwäschebeauftragte: Gebündelte Praxiserfahrung
Spezialisierte Dienstleister wie Kerberos Compliance verfügen über einen entscheidenden Vorteil: Alle Mitarbeiter, die mit Kapitalverwaltungsgesellschaften arbeiten – sei es als Geldwäschebeauftragte, als Stellvertreter oder in anderen Funktionen – kommen regelmäßig mit Aufsichtsgesprächen in Berührung. Diese gebündelte Erfahrung aus zahlreichen realen Prüfungssituationen fließt direkt in die Tätigkeiten ein.
Die EU-AML-Verordnung: Die nächste Prüfungswelle kommt
Ab Mitte 2027 tritt die EU-AML-Verordnung in Kraft. Das Drei-Säulen-Prinzip bleibt bestehen, wird aber mit deutlich mehr Anforderungen ausgefüllt. Das Sanktionslistenmanagement wird Teil der Geldwäscheprävention, Hochrisiko-Jurisdiktionen werden komplexer, die Feststellung wirtschaftlich Berechtigter wird aufwendiger. Das gesamte EU-AML-Paket wird durch weitere Rechtsakte konkretisiert, teilweise durch andere Verordnungen, teilweise durch Leitlinien. Es wird einfach noch viel mehr Stoff, der zu kennen und umzusetzen ist.
Der BaFin bleibt weiterhin die zuständige Aufsichtsbehörde für den Finanzsektor – mit Ausnahme derer, die dann in der direkten Aufsicht von der AMLA stehen, also der Europäischen Anti-Geldwäschebehörde.
Es ist ein realistisches Szenario, dass die BaFin in drei Jahren mit ihren Gesprächen wieder von vorne anfängt. Die neue EU-Gesetzgebung ist derartig komplex und umfangreich, dass sie aus Behördensicht eigentlich eine Goldgrube ist, da mal nachzuschauen.
Handeln Sie jetzt – nicht erst bei der Ankündigung
Die beste Vorbereitung auf ein BaFin-Aufsichtsgespräch ist eine kontinuierlich gelebte Compliance-Kultur. Die fundamentale Regel lautet: Sämtliche Maßnahmen im Bereich Geldwäscheprävention müssen so dokumentiert sein, dass sie später nachgewiesen werden können – sei es in Jahresabschlussprüfungen, Aufsichtsgesprächen oder Sonderprüfungen. Ohne diese Dokumentation existiert Compliance faktisch nicht, unabhängig davon, ob die Prozesse intern gelebt werden.
Kerberos Compliance unterstützt Kapitalverwaltungsgesellschaften mit maßgeschneiderten Lösungen für alle Bereiche der Geldwäscheprävention. Von der Risikoanalyse über die Bestellung eines externen Geldwäschebeauftragten bis zur Vorbereitung auf Aufsichtsgespräche – wir sorgen dafür, dass Ihre KVG regulatorisch sicher aufgestellt ist. Kontaktieren Sie uns für ein unverbindliches Beratungsgespräch.
