"Das Verdachtsmeldewesen ist kein Bürokratie-Marathon, sondern ein Frühwarnsystem"

Veröffentlicht: 2025-11-27

Interview mit Anna Bolz, Senior Manager AML Compliance bei Kerberos, über systematische Fehler bei Geldwäscheverdachtsmeldungen und wie Verpflichtete diese vermeiden können

Die BaFin hat gegen die C24 Bank ein Bußgeld in Höhe von 350.000 Euro verhängt – wegen Mängeln bei der Abgabe von Geldwäscheverdachtsmeldungen. Kein Einzelfall: Immer wieder scheitern Banken, aber auch Verpflichtete aus dem Nicht-Finanzsektor an den Anforderungen des § 43 GwG. Wir haben mit Dr. Anna Bolz über die Herausforderungen und typische Fallstricke gesprochen.

Anna, die BaFin hat gerade ein sechsstelliges Bußgeld gegen die C24 Bank verhängt. Was ist da schiefgelaufen?

Ohne den konkreten Fall im Detail zu kennen: Solche Bußgelder werden in der Regel verhängt, wenn systematische Mängel vorliegen – nicht bei einzelnen fehlerhaften Meldungen. Das kann bedeuten: Meldungen wurden nicht unverzüglich abgegeben, waren inhaltlich unvollständig, oder die internen Prozesse zur Verdachtserkennung haben grundlegend nicht funktioniert. Die Behörden prüfen sehr genau, ob ein Verpflichteter seiner Meldepflicht nachkommt – und das nicht nur punktuell, sondern systematisch.

C24 ist bei weitem kein Einzelfall. Warum ist das Verdachtsmeldewesen so fehleranfällig?

Dafür gibt es mehrere Gründe. Erstens: Viele Verpflichtete unterschätzen die Komplexität. Es geht nicht nur darum, ein Formular auszufüllen. Man muss Tatsachen erkennen, die auf Geldwäsche oder Terrorismusfinanzierung hindeuten – und das im laufenden Geschäftsbetrieb. Zweitens: Die Begriffe "unverzüglich" und "vollständig" werden oft falsch verstanden. "Unverzüglich" heißt nicht "irgendwann diese Woche", sondern spätestens am folgenden Werktag. "Vollständig" bedeutet nicht, dass Sie selbst ermitteln müssen wie die Polizei, aber alle vorliegenden Tatsachen müssen präzise dargestellt werden. Und drittens – das sehe ich häufig: Es fehlt an klaren internen Prozessen und Verantwortlichkeiten.

Du sprichst von "Tatsachen". Was genau muss vorliegen, damit ich meldepflichtig bin?

§ 43 Abs. 1 GwG ist hier sehr klar: Liegen Tatsachen vor, die darauf hindeuten, dass ein Vermögensgegenstand aus einer Straftat stammen könnte, die eine Vortat zur Geldwäsche darstellt, oder dass ein Zusammenhang mit Terrorismusfinanzierung besteht – dann müssen Sie melden. Wichtig: Es geht um Tatsachen, nicht um Vermutungen. Diese Tatsachen würdigen Sie auf Grundlage Ihrer allgemeinen Erfahrungen und Ihres beruflichen Erfahrungswissens unter dem Blickwinkel der Ungewöhnlichkeit und Auffälligkeit. Sie müssen keinen strafrechtlichen Anfangsverdacht konstruieren. Das ist Sache der Strafverfolgung, nicht Ihre.

Was bedeutet das konkret für die Praxis?

Nehmen wir ein Beispiel aus dem Kunsthandel, da wir viele Verpflichtete aus diesem Bereich beraten: Ein Kunde möchte ein Gemälde für 500.000 Euro erwerben. Das Unternehmen hat seinen Sitz auf den Marshallinseln, operativer Sitz ist Dubai, Rechnungsempfänger ist ein Zollfreilager. Der wirtschaftlich Berechtigte wird nicht offengelegt. Das sind alles Tatsachen – keine Vermutungen. Jede für sich mag erklärbar sein, aber in der Gesamtschau sind das Anhaltspunkte, die eine Meldung erforderlich machen können. Sie müssen nicht beweisen, dass hier Geldwäsche stattfindet. Sie teilen der FIU mit: Hier liegt etwas vor, das auffällig ist.

Wie schnell muss ich denn nun konkret melden?

Das Gesetz sagt "unverzüglich", das bedeutet "ohne schuldhaftes Zögern". Die gemeinsame Orientierungshilfe von FIU und BaFin konkretisiert: Meldungen sind spätestens am folgenden Werktag zu erstatten. Wenn Sie feststellen, dass Tatsachen nicht gegeben sind und noch eine Sachverhaltsaufklärung notwendig ist, kann das länger dauern – aber Sie dürfen nicht einfach untätig bleiben. Und: Bei einem sogenannten Fristfall, also wenn eine Transaktion konkret bevorsteht, müssen Sie sofort melden und die Transaktion für drei Werktage stoppen.

Transaktionssperre – das klingt drastisch. Wie funktioniert das?

Ja, das ist ein einschneidendes Instrument, aber es ist wichtig. Wenn Sie melden und die Transaktion noch nicht durchgeführt wurde, tritt automatisch eine Sperre für drei Werktage ein – es sei denn, die FIU oder die Staatsanwaltschaft stimmen vorher zu. Nach Ablauf der drei Werktage können Sie die Transaktion durchführen. Es gibt aber eine Ausnahme: Wenn der Aufschub die Verfolgung einer Straftat behindern würde, können Sie die Transaktion auch trotz Verdacht durchführen müssen. Wichtig ist auch: Sie dürfen dem Kunden nicht mitteilen, dass Sie eine Verdachtsmeldung abgegeben haben – das wäre "tipping off" und strafbar.

Was sind die häufigsten Fehler?

Fehler Nummer eins: Unvollständige Sachverhaltsdarstellungen. Viele Meldungen enthalten nur Stichworte oder Andeutungen, aber keine präzise Beschreibung der Geschäftsbeziehung und Transaktion. Die FIU braucht aber konkrete Angaben zu Personen, Organisationen, Konten und Transaktionen. Fehler Nummer zwei: Keine oder falsche Angabe von Indikatoren. Seit der Überarbeitung von goAML ist die Angabe von Gründen zur Abgabe der Meldung Pflichtfeld – aber oft werden die falschen Indikatoren gewählt oder gar keine angegeben. Fehler Nummer drei: Fehlende Anlagen. Wenn Sie Ausweiskopien, Verträge, Registerauszüge haben, die für die Sachverhaltsdarstellung relevant sind, müssen diese beigefügt werden.

Du erwähnst goAML. Was muss ich als Verpflichtete:r über das Meldeportal wissen?

goAML ist das offizielle Meldeportal der FIU, und alle Verpflichteten müssen sich dort registrieren. 2024 gab es über 4.000 registrierte Meldende bei knapp 150.000 Registrierten. Das System wird kontinuierlich weiterentwickelt. Ab dem 1. März 2026 tritt die neue GwG-Meldeverordnung in Kraft, die bundeseinheitliche Standards schafft. Meldungen müssen dann im XML-Format oder in den dafür vorgesehenen Feldern abgegeben werden, und Anlagen müssen in einem automatisiert auswertbaren Format eingereicht werden. Das klingt technisch, aber es geht darum, dass die FIU die Meldungen effizient analysieren kann.

Die BaFin hat vor allem Banken im Visier. Aber das Beispiel von oben zeigt, die Meldepflicht betrifft auch Notare, Rechtsanwälte, Kapitalverwaltungsgesellschaften, Versicherungen, Kunsthändler... Was ist hier zu beachten?

Völlig richtig, und das wird oft unterschätzt. Der Nicht-Finanzsektor macht einen erheblichen Teil der Meldungen aus. Für einen Notar oder Rechtsanwalt gelten grundsätzlich dieselben Anforderungen wie für eine Bank – aber die Sachverhalte sind natürlich andere. Nehmen wir Immobilientransaktionen: Wenn der Kaufpreis in keinem Verhältnis zum Vermögen der Käufer steht, wenn plötzlich eine dritte Partei ohne plausiblen Grund eingebunden wird, wenn die Zahlung gestückelt erfolgt – das sind typische Anhaltspunkte. Auch hier gilt: Sie müssen die Tatsachen würdigen, aber nicht selbst ermitteln.

Und was ist mit Versicherungen oder Kapitalverwaltungsgesellschaften?

Bei Versicherungen sehen wir oft Auffälligkeiten bei vorzeitigen Vertragsauflösungen, bei Prämienzahlungen aus unerwarteten Quellen oder bei Begünstigtenänderungen ohne nachvollziehbaren Grund. Bei Kapitalverwaltungsgesellschaften sind es häufig komplexe Beteiligungsstrukturen, bei denen der wirtschaftlich Berechtigte verschleiert wird, oder Investments, die nicht zum Risikoprofil des Anlegers passen. Die FIU hat dazu auch Typologiepapiere veröffentlicht – die sollte man unbedingt kennen. Sie liegen im internen Bereich der FIU ab und sind nur für registrierte Verpflichtete einsehbar.

Du hast das Eckpunktepapier der FIU erwähnt. Was hat es damit auf sich?

Das Eckpunktepapier – auch "Negativ-Papier" genannt – beschreibt Sachverhalte, die in der Regel keine Verdachtsmeldung begründen. Das ist extrem hilfreich, denn es gab früher viele Meldungen zu Sachverhalten, bei denen überhaupt keine Tatsachen vorlagen. Zum Beispiel: Der bloße Verlust oder Diebstahl einer Kreditkarte, eine versuchte Kontoeröffnung ohne jegliche Transaktion, oder Meldungen, die allein durch ein Auskunftsersuchen einer Strafverfolgungsbehörde ausgelöst wurden. Solche Meldungen binden unnötig Ressourcen bei der FIU. Das Papier hilft Verpflichteten, besser einzuschätzen, wann eine Meldung wirklich erforderlich ist.

Du hast vorhin von systematischen Mängeln gesprochen. Wie kann ich als Verpflichteter solche Mängel vermeiden?

Drei Dinge sind entscheidend: Erstens, klare interne Prozesse. Wer ist für die Verdachtserkennung zuständig? Wie wird eskaliert? Wer entscheidet über die Meldung? Zweitens, Schulungen. Mitarbeitende müssen wissen, worauf sie achten müssen – und das muss regelmäßig aufgefrischt werden. Die Typologien ändern sich, die Rechtslage ändert sich. Drittens, Dokumentation. Sie müssen nicht nur melden, sondern auch dokumentieren, warum Sie gemeldet haben – oder warum Sie nicht gemeldet haben. Das ist Teil Ihrer Sorgfaltspflichten nach § 8 GwG, und diese Dokumentation müssen Sie mindestens fünf Jahre aufbewahren.

Was rätst du Verpflichteten, die unsicher sind, ob ein Fall meldepflichtig ist?

Im Zweifel lieber melden. Wenn Sie Tatsachen vorliegen haben, die Sie nicht plausibel erklären können, ist eine Meldung der sichere Weg.

Die FIU analysiert dann, ob tatsächlich ein Verdacht besteht. Wichtig ist aber: Die Meldung muss vollständig und nachvollziehbar sein. Eine unvollständige Meldung hilft niemandem – und kann zu einem Bußgeld führen, wie wir beim Fall C24 sehen.

Abschließend: Verdachtsmeldungen sind 2024 zum zweiten Mal in Folge zurückgegangen – von 322.590 auf 265.708. Ist das ein gutes oder ein schlechtes Zeichen?

Beides. Einerseits zeigt es, dass das Eckpunktepapier wirkt und die Qualität der Meldungen steigt – die FIU hat 2024 tatsächlich 8 Prozent mehr Analyseberichte abgegeben, obwohl weniger Meldungen eingingen. Das ist ein Erfolg. Andererseits dürfen wir nicht vergessen: In Deutschland werden jährlich über 100 Milliarden Euro gewaschen. Die Dunkelziffer ist immens. Das Verdachtsmeldewesen ist kein Bürokratie-Marathon, sondern ein Frühwarnsystem. Jede qualitativ hochwertige Meldung kann einen wesentlichen Beitrag zu Ermittlungserfolgen leisten. Das sollten wir nicht vergessen.