KYC in der Praxis: Digitale Lösungen für effiziente Sorgfaltspflichten
Veröffentlicht: 2025-05-14
Das Geldwäschegesetz stellt Unternehmen vor komplexe Herausforderungen – besonders bei der Umsetzung der Sorgfaltspflichten. Doch mit den richtigen Tools und Prozessen lassen sich diese Herausforderungen erfolgreich meistern.
Die Ausgangslage: Komplexe Anforderungen, digitale Lösungen
Know Your Customer (KYC) ist mehr als nur eine regulatorische Pflicht – es ist der Grundstein für eine vertrauensvolle Geschäftsbeziehung. Verpflichtete nach § 2 GwG müssen nicht nur Vertragspartner:innen identifizieren, sondern auch wirtschaftlich Berechtigte ermitteln und bei erhöhtem Risiko verstärkte Sorgfaltspflichten anwenden.
Die gute Nachricht: Moderne digitale Lösungen können diese Prozesse erheblich vereinfachen und automatisieren. Durch die Integration verschiedener Datenquellen – vom Handelsregister über Unternehmensdatenbanken bis hin zu Medien-Screenings – lassen sich umfassende KYC-Prüfungen effizient durchführen.
Identifikation der Vertragspartner:in: Mehr als nur den Ausweis checken
Bei natürlichen Personen scheint die Identifikation zunächst simpel: Ausweis vorlegen, Daten erheben, Verifikation durchführen. Doch bereits hier lauern Fallstricke. Beispielsweise muss bei einem Reisepass, der keine Wohnanschrift enthält, diese separat erfragt werden – eine Verifikation ist jedoch nicht zwingend erforderlich, außer bei begründeten Zweifeln.
Besonders wichtig: Der BGH hat in seinem Urteil vom 20. April 2021 klargestellt, dass Ausweiskopien nicht ausreichen. Die Identifikation muss "durch angemessene Prüfung des vor Ort vorgelegten Dokuments" erfolgen.
Sollten Vertragspartner:innen nicht vor Ort sein, ist (außer in Bayern) auch eine Fernidentifizierung möglich. Bei Kerberos Compliance können diese über die VideoIdent vorgenommen werden.
Herausforderungen bei juristischen Personen
Bei juristischen Personen wird es komplexer. Hier müssen nicht nur die auftretenden Personen identifiziert, sondern auch deren Berechtigung geprüft werden. Bewährte Praxis ist dabei:
Überprüfung des Handelsregisters
Bei Vertretung: Vorlage einer schriftlichen Vollmacht
Erhebung aller notwendigen Angaben zur auftretenden Person
Der wirtschaftlich Berechtigte: Die 25-Prozent-Regel und ihre Tücken
Die Ermittlung des wirtschaftlich Berechtigten (UBO) folgt klaren Regeln: Wer mehr als 25 Prozent der Kapitalanteile hält oder Stimmrechte kontrolliert, gilt als UBO. Doch Vorsicht bei mehrstufigen Strukturen: Ab der zweiten Ebene gilt die mehr als 50-Prozent-Regel.
Das Transparenzregister als zentrale Informationsquelle
Das Transparenzregister ist ein wichtiges Tool, aber nicht das Ende der Fahnenstange. Verpflichtete müssen:
Sämtliche Angaben des Registerauszugs auf Richtigkeit prüfen
Bei Abweichungen eine Unstimmigkeitsmeldung nach § 23a GwG abgeben
Auch bei fehlenden Eintragungen melden
Verstärkte Sorgfaltspflichten: Wann zusätzliche Maßnahmen nötig sind
Die Praxis zeigt drei Hauptszenarien für verstärkte Sorgfaltspflichten:
1. Politisch exponierte Personen (PEP)
Mindestanforderungen:
Zustimmung der Geschäftsführung
Mittelherkunftsnachweis
Verstärkte kontinuierliche Überwachung
Wichtiger Hinweis: Auch ehemalige PEPs unterliegen mindestens zwölf Monate nach Ausscheiden aus dem Amt besonderen Sorgfaltspflichten.
2. Hochrisikostaaten
Derzeit gelten unter anderem Afghanistan, Iran, Gibraltar und Panama als Hochrisikostaaten. Bei Geschäftsbeziehungen mit Personen aus diesen Ländern sind zusätzliche Informationen einzuholen:
Über Vertragspartner:in und wirtschaftlich Berechtigte
Zur Art und zum Anlass der Geschäftsbeziehung
Zur Herkunft der Vermögenswerte
3. Ungewöhnliche Transaktionen
Bei komplexen oder ungewöhnlich großen Transaktionen ohne offensichtlichen wirtschaftlichen Zweck sind verstärkte Sorgfaltspflichten anzuwenden.
Branchenspezifische Besonderheiten
Die verschiedenen Typologiepapiere der FIU Deutschland zeigen, dass jede Branche ihre spezifischen Risiken hat. Während Immobilienmakler:innen besonders auf Barzahlungen und undurchsichtige Eigentumsstrukturen achten müssen, stehen im Glücksspielbereich kurze Verweildauer bei hohen Umsätzen im Fokus.
Digitalisierung als Schlüssel zum Erfolg - mit Kerberos
Moderne digitale Lösungen revolutionieren den KYC-Prozess:
Automatisierte Datenabfragen aus verschiedenen Quellen reduzieren manuellen Aufwand
Monitoring von PEP-Status und Sanktionslisten
Risikobewertungen durch Expert:innen zur Einschätzung von Geschäftsbeziehungen inklusive
Bei Bedarf auch detaillierte Netzwerk-Aufbereitungen um komplexe Unternehmensstrukturen transparenter zu machen
Fazit: KYC als Chance begreifen
Geldwäscheprävention muss nicht das Geschäft behindern. Mit der richtigen Kombination aus rechtlichem Know-how, digitalen Tools und strukturierten Prozessen wird KYC zu einem effizienten Baustein der Compliance-Strategie.
Die Investition in moderne KYC-Lösungen zahlt sich nicht nur durch Rechtssicherheit aus, sondern schafft auch Vertrauen bei Kund:innen und Geschäftspartner:innen. In einer zunehmend digitalisierten Welt ist professionelle Geldwäscheprävention ein Wettbewerbsvorteil – für Unternehmen jeder Größe.
Sie möchten tiefer in die Materie einsteigen oder haben Fragen zu spezifischen KYC-Herausforderungen in Ihrem Unternehmen? Unsere Expert:innen stehen Ihnen gerne zur Verfügung.
