BaFin-Aufsichtsgespräche bei KVGen: So bereiten Sie sich optimal vor
Veröffentlicht: 2025-10-27
Die BaFin intensiviert ihre Aufsichtstätigkeit und besucht systematisch alle Kapitalverwaltungsgesellschaften. AML-Experte Florian Peters von Kerberos Compliance erklärt im Interview, wie sich KVGen auf Aufsichtsgespräche vorbereiten sollten – und warum diese keine Bedrohung, sondern eine Chance sind.
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Warum die BaFin jetzt alle KVGen besucht
Die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht hat sich ein klares Ziel gesetzt: Alle Kapitalverwaltungsgesellschaften sollen persönlich kennengelernt werden. Dabei setzt die Aufsichtsbehörde verstärkt auf niedrigschwellige Maßnahmen wie Aufsichtsgespräche vor Ort.
Der Hintergrund: Die BaFin möchte die verschiedenen Geschäftsmodelle und Abläufe der beaufsichtigten Gesellschaften besser verstehen. Diese proaktive Herangehensweise dient in erster Linie dem gegenseitigen Kennenlernen – nicht der Sanktionierung.
So kündigt sich ein Aufsichtsgespräch an
Ein Aufsichtsgespräch wird in der Regel per E-Mail angekündigt. Die Kontaktaufnahme kann an verschiedene Personen erfolgen: an den Geschäftsführer, den CFO oder direkt an den Geldwäschebeauftragten – je nachdem, welche Kontaktdaten bei der BaFin hinterlegt sind.
Erste Schritte nach Erhalt der Ankündigung:
Setzen Sie sich umgehend mit Ihrem Geldwäschebeauftragten in Verbindung. Dies gilt besonders, wenn dieser als externer Dienstleister tätig ist. Die Expertise in Geldwäschefragen liegt beim Geldwäschebeauftragten – er kennt die Abläufe am besten und sollte federführend bei der Vorbereitung sein.
Die BaFin gibt in ihrer E-Mail konkrete Vorgaben, welche Inhalte in der Präsentation behandelt werden sollen. Mit dieser klaren Struktur lässt sich das Aufsichtsgespräch gut vorbereiten.
Was im Aufsichtsgespräch passiert
Ein Aufsichtsgespräch ist bewusst informell gehalten. Nach einer Vorstellungsrunde werden die Funktionen innerhalb der KVG erläutert: Verantwortliche auf Leitungsebene, Beauftragte und weitere Schlüsselpersonen.
Schwerpunktthemen im Detail:
Die zuvor erstellte Präsentation wird systematisch durchgegangen. Besondere Aufmerksamkeit gilt dabei den KYC-Prüfungen und anderen Verfahrensschritten. Während einige Themen – wie das grundsätzliche Geschäftsmodell – nur kurz angesprochen werden, werden andere Bereiche sehr detailliert geprüft.
Besonders intensiv erfragt die BaFin:
Die Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern im Bereich der Kundensorgfaltspflichten
Die Risikobewertung bei Investoren
Konkrete Prozessabläufe in der Geldwäscheprävention
Nachbereitung und mögliche Folgefragen
Mit dem Aufsichtsgespräch ist es meist nicht sofort vorbei. Die BaFin kann im Nachgang weitere Fragen stellen – typischerweise per E-Mail.
Häufige Nachfragen betreffen:
Details zur Risikobewertung: Wie wird ein bestimmtes Risiko bei Investoren identifiziert?
Die Dienstleister-Zusammenarbeit: Wie läuft die Kooperation konkret ab?
Feststellungen aus Wirtschaftsprüferberichten: Erläuterungen zu spezifischen Punkten
Diese Nachfragen sollten präzise und zeitnah beantwortet werden. Eine fundierte Dokumentation während des Aufsichtsgesprächs erleichtert die Nachbereitung erheblich.
Wie Kerberos Compliance Sie unterstützt
Kerberos bietet umfassende Unterstützung bei allen Aspekten der Geldwäscheprävention, die auch im Aufsichtsgespräch relevant sind:
Externe Geldwäschebeauftragte: Der Geldwäschebeauftragte selbst kann ausgelagert werden – inklusive aller zugehörigen Unterstützungsdienstleistungen.
Vorbereitung auf Behördenkontakte: Ob Aufsichtsgespräch mit der BaFin oder Jahresabschlussprüfung mit Wirtschaftsprüfern – wir übernehmen die Koordination und Kommunikation.
Dokumentation und Compliance-Strukturen:
Entwurf von Risikoanalysen nach aktuellen BaFin-Anforderungen
Erstellung interner Grundsätze und schriftlich fixierter Ordnungen
Bereitstellung von Schulungsplattformen für Mitarbeiter
Unterstützung bei Mitarbeiterüberprüfungen
Das entscheidende Plus: Befindlichkeitsmanagement
Wenn die BaFin sich meldet, kann das zunächst Unruhe auslösen. Viele KVGen können nicht genau einordnen, was ein Aufsichtsgespräch bedeutet. Hier schafft externe Expertise Klarheit: Ein Aufsichtsgespräch ist kein Präjudiz und bedeutet nicht, dass die KVG unter besonderem Verdacht steht.
Praxis-Tipps für das Aufsichtsgespräch
1. Externe Expertise einbinden Verfügen Sie nicht über eine große Compliance-Abteilung? Dann holen Sie sich frühzeitig externe Unterstützung. Spezialisierte Dienstleister können Sie zielführend durch den Prozess begleiten.
2. Ehrlichkeit ist Trumpf Beschreiben Sie Ihre Prozesse genau so, wie sie in der Realität ablaufen. Erfinden Sie nichts hinzu und lassen Sie nichts weg. Authentizität schafft Vertrauen.
3. Entspannt bleiben Aufsichtsgespräche werden in freundlicher, sachlicher Atmosphäre geführt. Sie bieten die Chance, Ihre KVG als compliance-bewusst und professionell zu präsentieren.
4. Gründliche Vorbereitung Die Qualität Ihrer Präsentation ist entscheidend. Arbeiten Sie eng mit Ihrem Geldwäschebeauftragten zusammen und bereiten Sie alle relevanten Prozessbeschreibungen vor.
Fazit: Aufsichtsgespräche als Chance begreifen
Die systematischen Besuche der BaFin bei allen Kapitalverwaltungsgesellschaften sind Teil einer modernen, dialogorientierten Aufsicht. Mit der richtigen Vorbereitung und professioneller Unterstützung können KVGen diese Gespräche nutzen, um ihr Engagement für Geldwäscheprävention und Compliance zu demonstrieren.
Sie möchten mehr erfahren oder benötigen Unterstützung bei der Vorbereitung auf ein BaFin-Aufsichtsgespräch? Kontaktieren Sie uns – unsere Experten stehen Ihnen mit langjähriger Erfahrung zur Seite.
