Best Practices für Geldwäschebeauftragte im Finance-Sektor
Veröffentlicht: 2025-07-02
Die Anforderungen an Geldwäschebeauftragte (MLROs) in Finanzdienstleistungsunternehmen werden kontinuierlich komplexer. In einem aktuellen Webinar teilten die Kerberos-Experten Fabian Müller und Thomas Manzey ihre Erfahrungen aus vielen Behördenvorgängen und gaben praxisnahe Einblicke in die täglichen Herausforderungen von MLROs in KVGen, Leasing-, Factoring- und anderen Finanzinstituten.
Zwischen Theorie und Praxis: Die wahren Aufgaben eines MLRO
Während die klassischen Aufgaben eines Geldwäschebeauftragten klar definiert sind – Risikoanalyse, interne Grundsätze, Kontroll- und Überwachungshandlungen, Verdachtsfallbearbeitung und Mitarbeiterschulungen – zeigt die Praxis ein deutlich komplexeres Bild.
Vermittler zwischen Welten: MLROs fungieren in der Realität als zentrale Schnittstelle zwischen regulatorischen Anforderungen und betrieblicher Praktikabilität. Sie müssen ihre aufsichtsrechtlich begründeten Positionen gegenüber Kolleg:innen vertreten, die Compliance-Maßnahmen oft als zusätzliche Belastung empfinden.
Prozessgestalter im Unternehmen: Kaum eine Position im Unternehmen hat einen so breiten Überblick über verschiedene Geschäftsprozesse. Von der KYC-Gestaltung bis zur Einführung neuer Technologien – MLROs begleiten und prägen nahezu alle unternehmerischen Entscheidungen mit Compliance-Bezug.
Strategischer Sparringspartner: Die Meinung des MLRO wird bei wichtigen Geschäftsentscheidungen geschätzt und gefordert. Aufsichtsbehörden legen großen Wert darauf, dass der Geldwäschebeauftragte in alle relevanten Prozesse eingebunden ist.
Herausforderungen im Aufsichtsalltag
Die tägliche Arbeit von MLROs ist geprägt von steigenden Anforderungen seitens der Wirtschaftsprüfer:innen und der BaFin. Besonders problematisch zeigt sich dabei die Tendenz, Bankenstandards auch auf risikoärmere Geschäftsmodelle wie Leasing und Factoring anzuwenden.
Übertragung von Bankenstandards: Obwohl Leasing- und Factoring-Unternehmen aufgrund ihrer übersichtlichen Zahlungsströme ein relativ geringes Geldwäscherisiko aufweisen, fordern Prüfer:innen zunehmend umfangreiche, IT-gestützte Transaktionsmonitoring-Modelle.
Komplexe Prüfungszyklen: Nach Wirtschaftsprüfungen folgen häufig Nachfragen der BaFin zu einzelnen Sachverhalten oder umfangreiche Fragebögen. Dies kann zu Aufsichtsgesprächen oder sogar zu § 44 KWG-Prüfungen führen, insbesondere wenn schwerwiegende Findings vorausgegangen sind.
Neue Geschäftsmodelle: Die Entwicklung neuer Produkte und Services stellt MLROs vor besondere Herausforderungen. Sie müssen sich kontinuierlich in komplexe Geschäftsmodelle einarbeiten und deren Geldwäsche-Relevanz bewerten.
Finding-Hotspots: Wo die meisten Probleme entstehen
Die Erfahrungen zeigen, dass sich bestimmte Problembereiche in Prüfungen wiederholen. Diese vorhersagbaren Schwachstellen bieten gleichzeitig die größten Verbesserungspotentiale.
KYC-Prozesse als Dauerbrenner: Die Kundenidentifizierung und -überwachung bleibt der kritischste Bereich. Mit der neuen EU-AML-Verordnung ab 2027 verschärfen sich die Anforderungen dramatisch – bei Hochrisikokund:innen sind jährliche Aktualisierungen erforderlich, bei anderen Kund:innen alle fünf Jahre. Die Digitalisierung und Automatisierung dieser Prozesse wird damit zur Überlebensfrage.
Risikoanalysen unter Druck: Die BaFin hat klargestellt, dass traditionelle Bewertungslogiken mit Schadenshöhe und Eintrittswahrscheinlichkeit bei Geldwäsche-Risiken ungeeignet sind. MLROs benötigen neue Bewertungsmethoden und eine fundierte Auseinandersetzung mit Geschäftsmodellen, auch in scheinbar risikoarmen Bereichen.
Prozessbeschreibungen vs. Realität: Ein häufiges Problem besteht in der Diskrepanz zwischen dokumentierten Prozessen und der gelebten Praxis. Entweder kennen Mitarbeiter:innen die Richtlinien nicht oder die Arbeitsanweisungen decken die tatsächlichen Abläufe nicht ab.
Sonstige strafbare Handlungen: Besonders für Finanzdienstleistungsinstitute relevant, aber oft vernachlässigt. MLROs sind meist auch für die Verhinderung von Erpressung, Diebstahl oder Betrug zuständig – ein Bereich, der eigene Bewertungslogiken und Kontrollen erfordert.
Lösungsansätze und Best Practices
Transaktionsmonitoring optimieren: Für hochvolumige Geschäfte führt kein Weg an IT-gestützten Lösungen vorbei. Entscheidend ist dabei die Standardisierung und Strukturierung der Prozesse, um Überforderung zu vermeiden und qualitativ hochwertige Verdachtsmeldungen zu generieren.
Externe Unterstützung strategisch nutzen: Der Austausch mit anderen MLROs und die Nutzung externer Expertise können entscheidende Vorteile bringen. Dies reicht von Beratung bei Gap-Analysen über die Unterstützung bei Findings bis hin zur kompletten Auslagerung der MLRO-Funktion.
Strukturierte Herangehensweise: Besonders bei ressourcenlimitierten Unternehmen wie kleineren KVGen empfiehlt sich der Aufbau grundlegender Strukturen durch externe Dienstleister. Dies schafft die Basis für eine rechtskonforme und effiziente Geldwäscheprävention.
Auslagerung als strategische Option
Die Auslagerung von MLRO-Funktionen an spezialisierte Dienstleister wird zunehmend attraktiv. Externe MLROs bringen nicht nur Expertise mit, sondern auch den Vorteil des kollegialen Austauschs und der kontinuierlichen Weiterbildung durch die Betreuung verschiedener Mandate.
Dabei gilt: Je früher Unternehmen professionelle Strukturen aufbauen und sich auf die kommenden regulatorischen Verschärfungen vorbereiten, desto besser sind sie für zukünftige Prüfungen gerüstet.
Die Compliance-Landschaft wird komplexer, aber mit der richtigen Vorbereitung und den passenden Partner:innen lassen sich auch die steigenden Anforderungen erfolgreich meistern.
Weitere Informationen zu Auslagerungslösungen von Kerberos: Geldwäscheprävention & Geldwäschebeauftragte
